Malang-Tidak lama lagi perkuliahan semester genap di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang akan segera berakhir. Sebagai bagian dari siklus mutu, Audit Mutu Internal (AMI) harus segera disiapkan pelaksanaannya. Menindaklanjuti kebutuhan mendesak tersebut, LPM menggelar rapat pada Selasa (17/5) dari pukul 09.00 WIB hingga 15.00 WIB. 

Selain membahas persiapan AMI, agenda rapat kali ini juga membahas persoalan penting dan krusial lainnya seperti evaluasi dan penyempurnaan aplikasi ESPMI dan Tinjauan Manajemen di tingkat fakultas, serta instrumen survei. AMI, ESPMI, Tinjauan Manajemen, dan survei merupakan rangkaian program tahunan LPM dalam mekanisme penjaminan dan pengendalian mutu perguruan tinggi.

Seperti biasa, rapat kali ini juga dibuka oleh Helmi Syaifuddin, selaku ketua LPM. Mengawali rapat yang dihadiri hampir semua personil LPM tersebut, Helmi mengatakan bahwa saat ini merupakan waktu yang tepat untuk melakukan evaluasi dan penyempurnaan ESPMI. Ada harapan besar dari Prodi dan UPM terkait peran ESPMI.

“Ada masukan dari UPM dan Prodi, ESPMI harus bisa menjadi bahan utama penyusunan dokumen akreditasi. Berarti instrumen yang ada di ESPMI harus meng-cover instrumen akreditasi” kata Helmi.

Setelah penyempurnaan ESPMI, lanjut Helmi, LPM akan mengadakan pelatihan untuk para auditor. Rencananya, pelatihan tersebut akan difokuskan pada peningkatan kompetensi auditor yang meliputi menulis temuan audit, melakukan wawancara, dan telusur dokumen. Format laporan AMI juga tidak luput dari pembahasan. Helmi berharap laporan AMI tidak memberatkan para auditor. Laporan tersebut nantinya juga harus bisa diunggah ke ESPMI supaya mempermudah prodi untuk mengaksesnya.

Pembahasan selanjutnya mengenai tinjauan manajemen. Berkaca pada hasil tinjauan manajemen universitas tahun lalu dan rapat pimpinan, menurut Helmi, tinjauan manajemen tahun ini juga perlu dilakukan di aras Unit Pengelola Program Studi (UPPS) atau fakultas.

“Siklus kali ini kita coba RTM di tingkat fakultas untuk menindaklanjuti hasil AMI. Personil UPM harus dikuatkan mengenai mekanisme RTM. Hal ini merupakan tuntutan akreditasi yang mengharuskan ada tindaklanjut hasil audit. Tinjauan Manajemen kemungkinan (dilaksanakan) bulan September. Setelah itu akan ada surveilance ISO” papar Helmi.

Hal tersebut diamini oleh peserta rapat. Sebagai pemilik proses, fakultas memang harus secara pro aktif menjalankan siklus mutu. Tinjauan manajemen merupakan rangkaian dalam siklus mutu yang di dalamnya membahas hasil Audit Mutu Inernal (AMI). Output tinjauan manajemen berupa rekomendasi tindaklanjut atas temuan audit.

Setelah jeda istirahat siang, rapat dilanjutkan untuk membahas instrumen survei. Guna mewujudkan survei yang terpusat dan melembaga, tahun ini LPM berinisiatif untuk menyediakan instrumen survei yang nantinya bisa digunakan oleh program studi. Terdapat 23 instrumen yang telah disiapkan oleh LPM dibawah kendali Ahmad Mubaligh selaku Kepala Pusat Pengembangan Standar. 

Dalam kesempatan tersebut, dibahas juga tampilan menu survei yang menjadi salah satu fitur dalam aplikasi ESPMI. Melalui fitur ini, survei yang dilakukan oleh program studi akan terpusat di server ESPMI dan menjadi data base yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun. Namun, terjadi sedikit kendala dalam pengembangan instrumen survei ini, yaitu berkaitan dengan akomodasi kriteria akreditasi yang ada di BAN-PT, LAM, SN Dikti, dan SPMI UIN Maulana Malik Ibrahim Malang.

Berkaitan dengan hal ini, menurut Rosihan Aslihuddin, instrumen survei memang harus bisa mengakomodir standar atau kriteria yang ada dalam instrumen akreditasi BAN-PT dan LAM. Namun, tetap harus memperhatikan efektivitas dan efisiensi instrumen, sehingga tidak memberatkan responden ketika mengisi. Adapun untuk mekanisme penyebaran survei, LPM akan membagikan link instrumen kepada semua program studi.