LPM-Hari ini (Rabu, 9/11) merupakan hari kedua sekaligus hari terakhir pelaksanaan surveilans ISO 9001:2015 di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang. Fokus audit hari ini adalah middle management universitas, yaitu fakultas dan Bagian Kerjasama. Dua fakultas yang menjadi sampel audit adalah Fakultas Humaniora dan Fakultas Sains dan Teknologi.

Berbeda dengan hari pertama, dimana Yulius Untung bertindak sebagai auditor, hari ini giliran koleganya, yaitu Jani Rahardjo, Ph.D yang melanjutkan peran Yulius. Jani, sapaan akrabnya, memulai audit di Fakultas Sains dan Teknologi kemudian dilanjutkan ke Fakultas Humaniora. Penelusuran di dua fakultas ini fokus pada layanan administrasi akademik.

Jani menelusuri apakah layanan administrasi akademik di fakultas sudah mencerminkan siklus PDCA (Plan, Do, Check, Act). Sebab itu, Jani menelusuri dokumentasi setiap layanan akademik di dua fakultas sampel tersebut. Termasuk adanya profil risiko layanan yang merupakan bagian dari Plan. Selanjutnya, ia juga memastikan kesesuaian layanan dengan SOP (Standar Operasional Prosedur), serta ketersediaan output layanan berupa laporan kegiatan. Adapun di Bagian Kerjasama, audit difokuskan untuk menelusuri dokumen kerjasama yang dimiliki UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tahun 2022.

Tidak Ada Temuan Major

Seremonial penutupan surveilans ISO tahun ini dilaksanakan di Ruang Sidang Senat, Gedung Rektorat Lantai IV. Hadir dalam kegiatan tersebut Wakil Rektor Bidang Akademik, Kepala Biro AUPK, Ketua LPM, dan para Kepala Bagian. Sebelum ditutup, Jani memaparkan temuan audit yang telah dilakukan selama dua hari.

“Bapak/Ibu, hasil surveilans yang akan saya paparkan merupakan gabungan hasil audit kemarin dan hari ini. Alhamdulillah tidak ada temuan yang bersifat major dari ruang lingkup audit tahun ini” ucap Jani. Meski demikian, terdapat 3 temuan minor dan 4 temuan observasi. 

“Tiga temuan minor tersebut, yaitu pertama, dalam hal pengendalian dokumen. Dokumen master SPMI masih tahun 2016. Kedua,masih analisa risiko belum ditemukan di Fakultas Saintek, namun di Fakultas Humaniora sudah membuat, tapi lebih ke arah renstra. Ketiga, data kerjasama. Ada kerjasama antara fakultas humaniora dengan TV9. Harusnya data direkapitulasi oleh pusat. Sudah dijembatani setiap kerja sama di setiap fakultas harus masuk aplikasi SIKERSA. Data mitra kerjasama tidak diupdate, terakhir tahun 2020. Jika ikut MBKM, maka yang ditanya pertama kali adalah keberadaan PKS” papar Jani.

Selanjutnya, Jani mengungkapkan temuan kategori observasi. Pertama, terkait career planning. Belum ada prosedur yang jelas terutama untuk dosen kontrak.Kedua, ada mahasiswa yang menempuh masa studi 9 semester. Sebaiknya fakultas dan prodi mengarahkan mahasiswa supaya mencapai target 8 semester sesuai kurikulum. 

Ketiga, Otoritas bebas tanggungan, terutama untuk turnitin diserahkan hanya kepada 1 orang. Hasil turnitin diserahkan ke mahasiswa, namun tidak direkap secara lengkap dengan skor similarity, karena perlu lembar kontrol. Terakhir, di Fakultas Humaniora sudah ada rekap kerjasama sampai tahun 2022. Namun, belum ada monitor dan evaluasi kerjasama.

“Meskipun tidak ada temuan major, kami berharap kerjasama dan komitmen Bapak/Ibu untuk segera memperbaiki supaya tahun depan tidak menjadi temuan major. Apalagi, UIN malang akan melakukan resertifikasi” pungkas Jani menutup paparannya.

Komitmen Pimpinan UIN Malang

Menanggapi paparan temuan dari Jani Rahardjo, Wakil Rektor Bidang Akademik, Umi Sumbulah menyampaikan apresiasinya. 

“Kami mengucapkan terima kasih kepada Pak Yulius dan Pak Jani yang telah membantu UIN Malang menemukan ruang-ruang perbaikan. Tadi disebutkan ada tiga minor finding;. Kerjasama dengan TV9 sebenarnya pada ranah universitas, bukan fakultas. Hanya saja dokumennya belum diupdate. Ini temuan yang penting karena kerjasama merupakan profiling bagi universitas. Sementara untuk career planning memang harus ada SOP yang jelas” papar Guru Besar Fakultas Syariah ini.

Umi juga menanggapi temuan tentang student workload atau beban sks, Umi menegaskan bahwa beban sks yang besar disebabkan ada kekhasan kurikulum yang menjadi penciri UIN Maulana Malik Ibrahim Malang (MKKU berbasis Ulul Albab, Moderasi Beragama, dan Nilai-Nilai Keislaman. Ia mengambil contoh mata kuliah Bahasa Arab yang dipelajari mahasiswa di ma’had.

“Semoga dengan SMM ISO 9001:2015, continuous improvement di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang bisa berjalan lebih baik lagi. Kami, pimpinan universitas sangat berkomitmen untuk terus mengawal penjaminan mutu di kampus kita tercinta ini” pungkas Umi mengakhiri sambutannya.

Tepat pukul 16.00 WIB, penutupan surveilans ISO 9001:2015 di UIN Maulana Malik Ibrahim Malang tahun 2022 ditutup. Kegiatan diakhiri dengan foto bersama.(red/sp)